Электронные таблицы

Общие сведения

Электронная таблица (табличный процессор) - это компьютерная система, предназначенная для выполнения различного рода статистических, экономических, математических и др. вычислений с визуализацией результатов в виде графиков или диаграмм.

Появление ЭТ связано с многочисленными ошибками, допускаемыми при обработке больших массивов данных и последующими перерасчетами. Идея создания ЭТ принадлежит студенту Гарвардского университета Дэну Бриклину, который допустил ошибку (уже в который раз!), выполняя скучные экономические вычисления. Он предложил своему другу-программисту Бобу Франкстону создать программу, которая бы сама производила вычисления на основе исходных данных.

В 1979 г. появляется первая электронная таблица VisiCalc (Visible Calculator), с помощью которой можно быстро и точно произвести перерасчет. Первоначально ЭТ была выполнена для ПК фирмы Apple (благодаря чему именно в этот период фирма продала большое количество компьютеров), а затем для ПК других платформ.

В 1982 г. фирма Lotus создала ЭТ Lotus для ПК фирмы IBM. Далее появляется ЭТ SuperCalc и др. ЭТ под управлением ОС MS DOS, а затем эти версии переводятся под ОС Windows. Наибольшее распространение получила ЭТ MS Excel (1987г.).

Специфика ЭТ - наличие специальных средств для работы со структурированными, в первую очередь, статистическими данными.

Преимущества ЭТ от статистических пакетов:

• Представление статистических источников в удобной форме в виде таблиц.

• Аналитические возможности ЭТ (вычисление сумм, средних, относительных и др. характеристик)

• Широкие графические возможности представления как исходных данных, так и результатов.

Электронная таблица - это компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различного типа: числа, тексты, даты, формулы.

Устройство ЭТ Excel

Excel предлагает пользователю пустую рабочую книгу. Рабочая книга - это основной документ, используемый Excel для хранения и обработки данных. Каждая книга состоит из отдельных рабочих листов, каждый из которых может содержать данные.

Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы обозначают буквами A - Z далее AA - AZ, затем BA - BZ и т.д. Строки нумеруются слева от 1 - 65536.

Основной единицей хранения информации является ячейка, находящаяся на пересечении строки и столбца. Адрес ячейки (или ссылка на ячейку) формируется из номера столбца и строки. Ячейка является активной, если на ней щелкнуть курсором. В этот момент можно внести содержимое. Каждая ячейка таблицы может иметь свой формат, т. е. содержать различного рода информацию: текстовую, числовую, дату, денежную и т.д.

Структура рабочего окна Excel

1. Окно ЭТ - это обычное окно Windows, над которым можно проводить операции сворачивания, закрытия, изменения размеров и т.д.

2. Первые три строки - аналогичны MS WORD. Это главное меню, панель "Стандартная" и "Форматирование". Отличие состоит в том, что в главном меню содержится опция "Данные" вместо - "Таблица". Раздел "Данные" выполняет функции работы с данными, например, сортировку, фильтрацию, работу с формой и т.д.

3. Четвертая строка - это строка формул, в которую заносятся и текст, и числа, и формулы, занесение которых всегда начинается со знака "=".

4. Далее идет строка с именами столбцов от A-Z, AA-AZ и т.д.

5. Далее следует рабочее поле - собственно ячейки таблицы, слева по вертикали расположены номера строк, справа вертикальная линейка прокрутки, снизу по горизонтали расположена линейка прокрутки и кнопки с именами "Лист1", "Лист2" и т.д. Эти имена можно менять в зависимости от темы вычислений.

6. Последняя строка отображает сведения о выделенной команде или выполняемой операции. Эта строка называется статусной или строкой состояния.

Представление данных в ячейках таблицы

Данные в ячейках таблицы могут быть представлены в одном из допустимых форматов или в виде формулы с использованием арифметических (логических) операций или стандартных функций.

Формат - это на самом деле тип данных, которые будут занесены в ячейку. Можно выделить следующие форматы:

1. Текстовый (числа в текстовом формате набираются с апострофом).
2. Числовой (целые, вещественные с учетом десятичных знаков после запятой).
3. Дата (Варианты: ДД-МММ-ГГ, МММ-ДД-ГГ, ДД-МММ, МММ-ГГ).
4. Время (Ч:ММ - 9:45).
5. Финансовый и денежный и др.

Формула - это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических (логических) операций. В формулу могут входить также адреса ячеек и функции. Формула всегда начинается со знака =. Пример формулы: =А5/H8*12.

Функция - это запрограммированная формула, позволяющая производить часто встречающиеся вычисления. Например суммирование ячеек в диапазоне А1:А4 может быть записано следующим образом: =СУММ(А1:А4).

Виды стандартных функций:

• Статистические
• Логические
• Финансовые
• Математические и др.

Создание и обработка ЭТ

Любая ЭТ состоит из следующих элементов:

• заголовка таблицы

• заголовков столбцов

• информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в столбцах таблицы).

В связи с этим процесс проектирования ЭТ включает следующие шаги:

• ввод заголовка ЭТ

• ввод названий полей таблицы

• ввод исходных данных

• ввод расчетных формул

• форматирование ЭТ с целью придания ей необходимого вида

• построение графиков и диаграмм на основе данных

• подготовка к печати.

Основные приемы работы в ЭТ

Форматирование данных - это форма представления числовых и символьных данных в ячейке.

Для текста - это шрифт, начертание, размер, цвет, расположение, выравнивание.

Для чисел - это еще и подбор типа: целое, вещественное, количество знаков после запятой.

Редактирование данных - набор операций по созданию таблицы:

• Копирование числовых данных и формул

• Автозаполнение с помощью маркера заполнения

• Зополнение с помощью прогрессии

• Удаление данных

• Вставка (удаление) столбцов и строк таблицы

• Перемещение данных

• Поиск и замена

• Отмена действий и т.д.

При редактировании работа проводится с диапазоном ячеек. Это может быть строка (А1:Е1), столбец (А1:А20), область (А2 :С15).

При выполнении операций копирования и перемещения следует иметь в виду, что формулы могут содержать три вида ссылок:

двумерные ссылки

• Относительные (обозначение А1+В3),

• Абсолютные ($A$1+$B$3),

• Смешанные ($A1+B$1).

трехмерные,

связанные с местоположением ячейки на листе, например, Лист2!А3 - ячейка, Лист2:Лист6!А3:А5 - диапазон.

Относительные ссылки используются в формулах в тех случаях, когда вычисления нужно произвести по одной и той же формуле, но с разными данными. В этом случае при копировании формулы происходит пересчет с другими данными, расположенными по направлению копирования относительно исходных данных.

Абсолютные ссылки закрепляют какие-то данные (например, постоянный множитель), и при копировании вычисления происходят с одними и теми же закрепленными данными.

Смешанные ссылки фиксируют столбец или строку при копировании.

Основные группы функций для работы в ЭТ

1. Работа с файлами-книгами (открытие, сохранение, просмотр, печать, параметры страницы и т.д.).
2. Функции редактирования (копирование, вырезание, удаление, вставка, поиск и замена)
3. Функции форматирования (задание шрифта, размера, цвета текста, выравнивание и расположение в ячейке).
4. Вставка объектов (графических, формул, видео, звуковых, гиперссылок и т.д.).
5. Работа с окнами (переход из окна в окно, разделение на области).
6. Работа со структурированными данными или списками (сортировка, фильтрация, форма и т.д.).
7. Построение диаграмм.
8. Получение справки.

Работа со структурированными данными или списками в ЭТ

С точки зрения ЭТ список - это связанная информация в формате таблиц. Для организации списка каждому столбцу присваивается имя, затем вводятся данные.

При вводе всех данных по строкам формируются записи с полями, имена которых заданы в начале каждого столбца. Каждый столбец должен содержать однородную информацию, причем не допускаются пустые строки и столбцы списка.

Пример списка.

Данные о ГТД

Над списками можно проводить следующие операции:

1. Сортировка - в меню ДАННЫЕ - СОРТИРОВКА указываются имена тех полей, которые нужно отсортировать и в каком порядке, по возрастанию или убыванию.
2. Фильтрация - в меню ДАННЫЕ - ФОРМА по кнопке "Критерий" вводятся условия фильтрации для поиска необходимых данных.
3. Подведение ИТОГОВ - в меню ДАННЫЕ - ИТОГИ (промежуточные или общие). Эту операцию можно проводить после сортировки списка.
4. Создание сводной таблицы - в меню ДАННЫЕ - СВОДНАЯ ТАБЛИЦА. Для автоматизации создания сводной таблицы используется "Мастер сводных таблиц". С помощью специального диалогового окна создается макет сводной таблицы. Данные сводной таблицы можно обновлять, если изменяются данные исходных таблиц.

Построение диаграмм в ЭТ

Самый эффективный метод представления данных с помощью графики. Он позволяет увидеть те закономерности, которые не всегда усматриваются в таблице чисел. Электронная таблица Excel предоставляет пользователю богатый выбор диаграмм.

F Диаграмма - это графическое представление табличных данных.

В зависимости от задачи можно использовать:

• Линейный график
• Столбиковую диаграмму
• Круговую диаграмму
• Точечную диаграмму
• Цилиндрическую
• Коническую и т.д.

Диаграммы создаются с помощью "Мастера диаграмм". Технология создания диаграммы представлена следующими шагами:

• Выделение диапазона ячеек (смежных и несмежных) с заголовками.

• Запуск мастера диаграмм.

• Выбор типа диаграммы.

• Задание параметров диаграммы - название оси категорий (Х), оси значений (У), название диаграммы, легенда (обозначения полей) и др.

• Для объемных диаграмм можно изменить угол поворота.

F В ЭТ можно создавать интегрированные документы

С помощью гиперссылок можно установить связь с другими листами одной и той же книги или отдельно созданной книги. Кроме того, можно связать книгу Excel с различного рода документами, созданными в интегрированной среде, такой как Microsoft Office, а также с файлами, созданными другими приложениями.