Прикладные системы подготовки текстов

Общие сведения

Системы подготовки текстов можно разделить на следующие:

• Редакторы текстов

• Редакторы документов

• Редакторы научных текстов

• Издательские системы.

Программное обеспечение для ввода, редактирования, хранения и печати текстов называется текстовым редактором или текстовым процессором.

Несмотря на то, что эти термины употребляют как синонимы, различие существует.

Редактор текста (Text Editor) - это программа для строчного ввода текста и редактирования достаточно простых текстов (служебных документов или программ). Эти редакторы обладают минимальными возможностями.

Текстовый процессор (Word Processor) служит для подготовки текстов достаточно сложной структуры. Диапазон возможностей текстового процессора значительно шире.

Как правило, текстовые редакторы работают под ДОС (за исключением NotePad под Windows) и создают тексты в ASCII - коде и просматриваются средствами ДОС.

Такие тексты имеют всего лишь два служебных символа: "конец строки" и "конец файла", в отличие от закодированных текстов, созданных процессорами. Такие тексты можно просматривать только программами, которые их создали.

Основные характеристики текстовых процессоров

• Автоматический переход на другую строку, перенос слов.
• Выравнивание текста.
• Разбиение текста на страницы.
• Изменение параметров страницы.
• Проверка лексики.
• Предварительный просмотр.
• Включение иллюстраций и т. д.

Основные понятия текстового процессора Word

Основные понятия документа Word - его структурные элементы документа, стандарты и приемы работы с документом.

Среди структурных элементов можно выделить следующие:

• Страница - Часть документа, содержащая все нижеперечисленные элементы.
• Раздел - Часть документа, в которой могут быть изменены общие параметры, такие как колонки, колонтитулы, размеры полей и нумерация страниц (по умолчанию документ состоит из одного раздела).
• Абзац - Часть документа между двумя нажатиями клавиши "Enter".
• Колонтитул - Информация, повторяющаяся в верхней и нижней частях страницы.
• Закладка - Маркер выделенного текста, графики и т.д., по которому можно произвести быстрый переход.
• Стиль - набор форматов (шрифт, размер, начертание, выравнивание и др.), которые можно присвоить выбранному фрагменту документа.
• Шаблон - это файл-заготовка, содержащий образец типового документа и средства, характерные для документов данного типа (семейство стилей, текст, настройки вида параметров документа и т.д.).

Для унификации структуры и внешнего вида документа используются стандарты. Документ строится из определенных элементов и инструментов стандартизации документов - шаблонов, составной частью которых являются стили. В шаблонах хранятся также элементы среды: состав панелей инструментов и меню, набор макросов, коэффициент масштабирования и др. Сам документ Word может быть собственным шаблоном.

Структура документа

Среди приемов работы следует выделить два понятия:

форматирование и редактирование.

Под форматированием понимается преобразование внешнего вида текста и его расположение на странице. К операциям форматирования можно отнести выбор шрифта, размера и начертания символа, цвет символа, а также расположение текста на странице - выравнивание слева, справа, по центру, отступ, расстояние между строками и др.

F Форматировать можно абзацы, выделенные фрагменты текста, отдельные слова.

F Фрагмент текста - это структурная единица текста выделенная курсором мыши.

Способы выделения:

• Перемещение мыши от начала выделения к его концу при удерживаемой в нажатом положении левой кнопке.
• Двойной щелчок по слову выделяет слово и пробел за ним.
• Тройной щелчок по любому месту абзаца выделяет весь абзац.
• Щелчок по любому слову предложения при одновременно нажатой клавише Ctrl выделяет все предложение.

Под редактированием понимаются такие операции, как удаление или вставка текста, поиск и замена текста, копирование и перемещение фрагментов текста и др.

Удаление выделенного курсором объекта или фрагмента текста осуществляется нажатием клавиши "Del".

Копирование текста или объекта - через буфер обмена, путем нажатия пиктограммы копирования выделенного текста или графики или выбора в меню "Правка" опции "Копировать". Вставить выделенный объект можно с помощью пиктограммы вставки на стандартной панели или из меню "Правка" - "Вставить". Перемещение - осуществляется методом "Перенести и оставить", посредством перетаскивания мышью выделенного текста или графики или вырезанием объекта или фрагмента текста в буфер обмена, затем вставка в нужном месте текста.

Поиск и замена текста осуществляются в меню "Правка" опцией "Заменить".

Основные функции текстового процессора Word

Основные функции процессора выражены в главном меню, в котором можно выделить следующие разделы:

• Файл (File)
• Правка (Edit)
• Вид (View)
• Вставка (Insert)
• Формат (Format)
• Сервис (Tools)
• Таблица (Table)
• Окно (Window)
• ? (Help)

Раздел работы с текстом, как с целым документом (Файл) включает следующие основные функции:

• Чтение файла с диска
• Создание нового файла
• Сохранение файла
• Задание параметров страницы
• Просмотр готового документа
• Вывод на принтер

Два раздела представления документа и инструментов для работы на экране монитора (ВИД и ОКНО) включает следующие основные функции:

• Задание вида рабочего поля, например, "разметка страницы", "линейка" и др.
• Определение необходимых панелей ("стандартная", "форматирование" и др.).
• Выбор размера окна и масштаба текста.
• Задание колонтитулов.
• Работу с несколькими окнами.

Раздел форматирования текста (Формат) включает следующие основные функции:

• Задание типа и размера шрифта.
• Задание начертания шрифта (полужирный, курсив, подчеркнутый и т.д.).
• Расположение абзацев на странице (отступы слева, справа, красная строка, выравнивание текста по одной или по обеим сторонам, межстрочный интервал).
• Расположение абзаца в виде нумерованного, многоуровневого или маркированного списка.
• Размещение текста в колонки.
• Оформление рамок вокруг абзаца и т.д.

Список - это перечисление каких-либо фактов, действий, заголовков и т.д., разделяющихся между собой цифрами или буквами (одно или многоуровневыми) или маркерами разного вида.

Раздел работы с фрагментом текста (Редактирование) включает следующие основные функции:

• Отмена действий.
• Вырезание, копирование и вставка фрагмента текста.
• Специальная вставка.
• Перемещение к указанному элементу текста (странице, сноске, таблице или рисунку).
• Контекстный поиск и замена.
• Выделение всего текста.
• Очистка выделенного фрагмента текста.

Специальная вставка служит для внедрения или вставки содержимого буфера обмена в документ или создания связи с другим файлом, обработка которого производится в другой программе.

Контекстный поиск и замена могут выполняться в "жестком" режиме (когда требуется полное соответствие слов) и "мягком" режиме (когда требуется приблизительное соответствие слов).

Раздел вставки объектов или служебной информации (Вставка) включает следующие основные функции:

• Вставка объектов (графика, звук, диаграммы и т.д.).
• Вставка специальных символов и сносок.
• Вставка разрывов для создания новых разделов.
• Вставка закладок и гиперссылок.
• Нумерация страниц и др.
• Добавление нового или вставка уже готового текста (автотекст).

Раздел работы с таблицами (Таблица) включает следующие основные функции:

• Создание таблицы.
• Вставка или удаление столбцов и строк таблицы.
• Слияние и разделение ячеек.
• Сортировка строк таблицы.
• Вычисления некоторых простых функций по строкам и столбцам.

Раздел дополнительного сервиса (Сервис) включает следующие основные функции:

• Задание языка проверки грамматики.
• Проверка грамматики.
• Использование тезауруса для поиска синонимов.
• Автокоррекция или автозамена часто встречающихся опечаток или аббревиатур.
• Построение "макросов", т.е. специальных программ на встроенном языке для сложных и повторяющихся процедур работы с текстом.
• Защита от несанкционированного изменения текста.

Раздел справки (?) включает следующие основные функции:

• Вызов справки-помощи по всем разделам.
• Вызов контекстной справки.

Структура рабочего окна с шаблоном Normal.dot

• Окно имитирует чистый лист бумаги, на котором можно начинать подготовку нового документа. Это окно ничем не отличается от других окон Windows, его можно перемещать, сворачивать и раскрывать до максимальных размеров.
• В заголовке правее названия самой программы MS Word следует название самого документа, однако в случае нового документа на этом месте присутствует имя Документ1.
• Во второй строке сверху перечислены разделы главного меню.
• Третья и четвертая строки - это панели инструментов "Стандартная" и "Форматирование".
• Предпоследняя строка содержит горизонтальную линейку прокрутки и в левой части 4 кнопки просмотра документа: 3 - обычный режим, 3 - режим электронного документа, 3 - режим разметки страницы, + - режим структуры. Эти кнопки изменяют объем выводимой части документа и его вид.
• Самая нижняя строка окна называется строкой состояния или статусной строкой и предназначена для вывода служебных сообщений. В строке состояния отображается информация о позиции курсора, номер текущей страницы, количество страниц, режимы обработки текста и др.
• В правой части рабочего поля расположена вертикальная линейка прокрутки с двумя кнопками листания страниц. Для работы с большим документом удобно пользоваться "делителем" экрана, который находится в верхней части вертикальной линейки в виде жирной черной черты. Для разделения окна нужно зафиксировать указатель мыши на "делителе" и опустить его вниз на нужное место.
• Кроме описанных структурных элементов рабочего окна, в нем может быть линейка (вертикальная и горизонтальная) для изменения размеров рабочего поля и множество других панелей инструментов, например, "Рисование", "Таблицы и границы", "WordArt","Web" и др. Все они уменьшают рабочую область, поэтому их используют по мере необходимости.

Технология работы

• Запустить из меню "Пуск" - "Программы" Word или в Проводнике создать новый документ и открыть его.
• Установить на панели задач язык набора текста (русский).
• Установить язык проверки правописания в главном меню Сервис - Язык (русский).
• Настроить параметры, общие для всего документа: параметры страниц (размеры и отступы справа, слева, вверху, внизу), колонтитул и нумерация страниц.
• Создание структуры документа:

• в режиме "Структура" (Главное меню - Вид)

• план документа в виде многоуровневого списка

• план документа из заголовков.

• Каждому заголовку приписывается свой стиль из таблицы стилей.
• Перед набором основного текста установить параметры абзаца (отступы, расположение, межстрочный интервал, красную строку, интервал между абзацами и т.д.) и шрифт (вид, размер, начертание).
• Набор основного текста с применение списков маркированных и нумерованных, таблиц, формул, элементов деловой графики и т.д.
• Если в набираемом абзаце есть определения или слова, которые нужно выделить, можно применить к ним форматирование, изменив начертание и цвет (например).
• Сохранение текста в процессе набора текста и по окончании.
• Предварительный просмотр и печать.